Geschäftsordnung für den Prüfungs
ausschuss des
Aufsichtsrats der DEUTZ AG

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Geschäftsordnung für den 
Prüfungsausschuss des Aufsichtsrats
der DEUTZ AG

§ 1

Grundlage der Tätigkeit des Prüfungsausschusses

Der Prüfungsausschuss führt die ihm nach § 7 Absatz 2 der Geschäftsordnung des Aufsichtsrats obliegenden Geschäfte nach Maßgabe der Satzung, der Geschäftsordnung des Aufsichtsrats und dieser Geschäftsordnung.

§ 2

Dauer der Amtszeit und Zusammensetzung; Ausschussvorsitzender

Die Zusammensetzung und die Dauer der Amtszeit des Prüfungsausschusses richten sich nach der Geschäftsordnung des Aufsichtsrats.

Der Vorsitzende des Prüfungsausschusses wird vom Aufsichtsrat bestimmt.

Ein Mitglied des Prüfungsausschusses muss über Sachverstand auf dem Gebiet der Abschlussprüfung verfügen. Ein weiteres Mitglied des Prüfungsausschusses muss über Sachverstand auf dem Gebiet der Rechnungslegung verfügen. Der Vorsitzende des Prüfungsausschusses soll unabhängig sein und über besondere Kenntnisse und Erfahrungen in der Anwendung von Rechnungslegungsgrundsätzen und internen Kontrollverfahren verfügen. Er soll kein ehemaliges Vorstandsmitglied der DEUTZ AG sein. Die Mitglieder des Prüfungsausschusses müssen in ihrer Gesamtheit mit dem Sektor, in dem die Gesellschaft tätig ist, vertraut sein.

Willenserklärungen des Prüfungsausschusses werden durch den Ausschussvorsitzenden abgegeben.

§ 3

Einberufung

Die Sitzungen des Prüfungsausschusses werden vom Vorsitzenden unter Einhaltung einer Frist von 14 Tagen schriftlich einberufen. In der Einladung sind die einzelnen Gegenstände der Tagesordnung anzugeben. In dringenden Fällen kann die Frist abgekürzt und die Einberufung fernmündlich oder mit Hilfe sonstiger Mittel der Telekommunikation vorgenommen werden.

Nimmt an einer Sitzung des Prüfungsausschusses der Abschlussprüfer als Sachverständiger teil, hat der Vorstand kein Teilnahmerecht, es sei denn, der Vorsitzende des Prüfungsausschusses erachtet dessen Teilnahme als erforderlich. Für diesen Fall lädt der Vorsitzende des Prüfungsausschusses den Vorstand oder einzelne Mitglieder des Vorstands gesondert zur Sitzung ein. Es gilt jedoch, dass auch bei Hinzuziehung des Vorstands immer jeweils mindestens ein Tagesordnungspunkt allein mit dem Abschlussprüfer, also ohne Beteiligung des Vorstands, vorzusehen ist.

Es finden mindestens zwei (2) Sitzungen des Prüfungsausschusses pro Geschäftsjahr statt. Die Sitzungen des Prüfungsausschusses können auch in Form einer Telefon- oder Videokonferenz stattfinden.

§ 4

Beschlussfassung

Beschlüsse des Prüfungsausschusses werden in Sitzungen gefasst. Schriftliche, fernmündliche oder mit Hilfe sonstiger Mittel der Telekommunikation durchgeführte Beschlussfassungen sind zulässig, wenn der Vorsitzende des Prüfungsausschusses dies für den Einzelfall bestimmt.

Über die Beschlüsse des Prüfungsausschusses wird eine Niederschrift angefertigt, die vom Vorsitzenden des Prüfungsausschusses zu unterzeichnen ist und von der jedem Mitglied des Prüfungsausschusses ein Exemplar zur Verfügung zu stellen ist. Dies gilt auch für schriftlich, fernmündlich oder mit Hilfe sonstiger Mittel der Telekommunikation gefasste Beschlüsse.

Zur Anfertigung der Niederschrift bestimmt der Vorsitzende einen Protokollführer, der nicht ein Mitglied des Prüfungsausschusses sein muss.

§ 5

Beschlussfähigkeit

Der Prüfungsausschuss ist beschlussfähig, wenn mindestens drei seiner Mitglieder an der Beschlussfassung teilnehmen.

§ 6

Vertretung

Abwesende Mitglieder des Prüfungsausschusses können an der Beschlussfassung teilnehmen, indem sie eine schriftliche Stimmabgabe durch ein anderes Mitglied des Prüfungsausschusses überreichen lassen oder ihre Stimme fernmündlich oder mit Hilfe sonstiger Mittel der Telekommunikation abgeben

§ 7

Aufgaben des Prüfungsausschusses

Im Rahmen seiner Tätigkeitsschwerpunkte nach § 7 Abs. 2 der Geschäftsordnung des Aufsichtsrats hat der Prüfungsausschuss die folgenden Aufgaben:

(1) Der Prüfungsausschuss bereitet die Verhandlungen und Beschlüsse des Aufsichtsrats

a) zur Prüfung und ggf. zur Feststellung des Jahresabschlusses und der Billigung  des Konzernabschlusses,

b) zum Beschlussvorschlag des Vorstands zur Gewinnverwendung, sowie

c) zum Vorschlag des Aufsichtsrats an die Hauptversammlung über die Wahl des  Abschlussprüfers und des Konzernabschlussprüfers sowie des Prüfers für den  verkürzten Konzernzwischenabschluss und Konzernzwischenlagebericht für das Halbjahr, sofern diese geprüft oder einer prüferischen Durchsicht unterzogen werden, vor.

Zu diesem Zweck beschäftigt sich der Prüfungsausschuss intensiv mit dem Jahresabschluss und dem Konzernabschluss, dem zusammengefassten Lagebericht für die Gesellschaft und den Konzern, wobei er sich insbesondere mit der Vermögens-, Finanz- und Ertragslage des abgelaufenen Geschäftsjahres und dem Prognosebericht (inkl. Ausblick) befasst, sowie dem Vorschlag zur Gewinnverwendung.

Der Prüfungsausschuss erörtert die Prüfungsberichte mit dem (Konzern-) Abschlussprüfer sowie dessen Feststellungen und gibt insoweit Empfehlungen an den Aufsichtsrat.

(2)  Zur Vorbereitung des Wahlvorschlages

a) verschafft sich der Prüfungsausschuss ein Bild von der Prüfungsqualität des (Konzern-) Abschlussprüfers,

b) holt der Prüfungsausschuss anstelle des Aufsichtsrats jährlich eine schriftliche Erklärung des vorgesehenen (Konzern-) Abschlussprüfers ein, die mindestens die folgenden Angaben enthält:

• ob und ggf. welche beruflichen, finanziellen und sonstigen Beziehungen zwischen dem (Konzern-) Abschlussprüfer und seinen Organen, Prüfungspartnern und Prüfungsleitern einerseits und der DEUTZ AG und ihren Organmitgliedern andererseits bestehen, die Zweifel an ihrer Unabhängigkeit begründen,
• in welchem Umfang im vorausgegangenen Geschäftsjahr Nichtprüfungsleistungen für den Konzern erbracht und für das laufende Geschäftsjahr vertraglich vereinbart wurden, und
• eine Bestätigung, dass zwischen dem Beginn des Prüfungszeitraums und der Abgabe des Bestätigungsvermerks keine verbotenen Nichtprüfungsleistungen erbracht wurden.

(3) Der Prüfungsausschuss behandelt anstelle des Aufsichtsrats die nachfolgend aufgeführten Themen:

a) Fragen der Rechnungslegung, insbesondere die Behandlung von grundsätzlichen Themen, wie z.B. die Anwendung neuer Rechnungslegungsstandards sowie die Überwachung des Rechnungslegungsprozesses,

b) die Erörterung der Halbjahres- und gegebenenfalls der Quartalsfinanzberichte sowie einer etwaigen prüferischen Durchsicht des verkürzten Konzernzwischenabschlusses und Konzernzwischenlageberichts für das Halbjahr mit dem Vorstand vor der Veröffentlichung,

c) die Überwachung der Wirksamkeit des Risikomanagementsystems, des internen Kontrollsystems, des internen Revisionssystems sowie Fragen der Compliance,

d) die Überwachung der (Konzern-) Abschlussprüfung, insbesondere der erforderlichen Unabhängigkeit des (Konzern-) Abschlussprüfers, und der von dem (Konzern-) Abschlussprüfer erbrachten Nichtprüfungsleistungen sowie der Qualität der Durchführung der Abschlussprüfung,

e) die Zustimmung aller vom (Konzern-) Abschlussprüfer zu erbringenden Leistungen; zu diesem Zweck kann er einen Katalog von ausnahmsweise zulässigen Nichtprüfungsleistungen festlegen, die ohne eine Billigung des Prüfungsausschusses im Einzelfall an den (Konzern-) Abschlussprüfer vergeben werden können, wenn diese die Unabhängigkeit des (Konzern-) Abschlussprüfers nicht gefährden; dieser Katalog ist einmal jährlich auf mögliche Änderungen zu überprüfen;

f) den Bericht des Vorstandes über alle durchgeführten Nichtprüfungsleistungen; dieser Bericht ist dem Prüfungsausschuss einmal jährlich vorzulegen,  

g) die Beschlussfassung

• über die Erteilung des Prüfungsauftrags an den (Konzern-) Abschlussprüfer, insbesondere auch die etwaige Erteilung des Prüfungsauftrags für eine prüferische Durchsicht oder Prüfung des verkürzten Konzernzwischenabschlusses und Konzernzwischenlageberichts für das Halbjahr,
• über die Festlegung der Prüfungsschwerpunkte,
• über die Vergütung des (Konzern-) Abschlussprüfers,
• über den Abschluss einer Informationsvereinbarung mit dem (Konzern-) Abschlussprüfer, dass dieser den Vorsitzenden des Prüfungsausschusses über während der Prüfung auftretende mögliche Ausschluss- und Befangenheitsgründe unverzüglich unterrichtet, soweit diese nicht unverzüglich beseitigt werden,
• über den Abschluss einer Offenlegungsvereinbarung (gemäß Empfehlung D.10 des Deutschen Corporate Governance Kodex), dass der (Konzern-) Abschlussprüfer den Aufsichtsrat informiert bzw. im Prüfungsbericht vermerkt, wenn er bei der Durchführung der Abschlussprüfung Tatsachen feststellt, die eine Unrichtigkeit der von Vorstand und Aufsichtsrat abgegebenen Entsprechenserklärung gemäß § 161 AktG ergeben,

h) die Prüfung von und gegebenenfalls die Zustimmung zu Geschäften mit nahestehenden Personen,

sowie sonstige, in direktem Zusammenhang mit den oben genannten Themen stehende Fragestellungen.

(4)      Der Prüfungsausschuss bereitet die Ausschreibung der (Konzern-) Abschlussprüfung für den Aufsichtsrat vor und ist für das Auswahlverfahren gemäß den gesetzlichen Vorschriften, insbesondere der Artikel 16 ff. der Abschlussprüfungsverordnung, zuständig.

(5)      Der Vorsitzende des Prüfungsausschusses und der Vorsitzende des Aufsichtsrats erteilen den Prüfungsauftrag und schließen die Informations-, Unterrichtungs- und die Offenlegungsvereinbarung ab.

(6)      Im Übrigen obliegt dem Prüfungsausschuss die Durchführung derjenigen Aufgaben, die ihm von Fall zu Fall vom Aufsichtsrat übertragen werden. Insbesondere hat der Vorsitzende des Prüfungsausschusses zur Erfüllung der Aufgaben des Prüfungsausschusses einen direkten Informationsanspruch gegenüber Leitern der Kontroll- und Überwachungsfunktionen des Unternehmens aus der ersten Führungsebene (insbesondere Leiter der internen Revision oder dem Risk Management), wenn der Prüfungsausschuss als Gremium oder auch einzelne Prüfungsausschussmitglieder ein entsprechendes Auskunftsbegehren gegenüber ihm mitteilen. Der Vorsitzende des Prüfungsaus-schusses hat die ihm daraufhin erteilte Auskunft unverzüglich allen Aus-schussmitgliedern zur Kenntnis zu bringen. Der Vorstand soll unverzüglich über die Einholung solcher Auskünfte unterrichtet werden.

(7)      Der Aufsichtsrat wird regelmäßig in der nächsten Sitzung über die Arbeit des Prüfungsausschusses durch den Ausschussvorsitzenden unterrichtet.

§ 8

Sonstiges

Im Übrigen gelten für das Verfahren des Prüfungsausschusses die in §§ 10 und 11 der Geschäftsordnung des Aufsichtsrats enthaltenen Regelungen entsprechend, soweit nicht der Aufsichtsrat bei Bildung des Ausschusses etwas anderes bestimmt hat.

§ 9

Inkrafttreten

Diese Geschäftsordnung ersetzt die Version vom 5. Juni 2020 und tritt am 9. Dezember 2021 in Kraft.

Beschlossen vom Aufsichtsrat in der Sitzung am 9. Dezember 2021.