Das DEUTZ-Hinweisgebersystem/Verfahrensordnung zum Beschwerdeverfahren

Wir bieten an dieser Stelle unseren Mitarbeitern, Geschäftspartnern, Kunden oder sonstigen Dritten die Möglichkeit, beobachtete Compliance-Verstöße mit Bezug zum DEUTZ Konzern rund um die Uhr melden zu können, damit Rechts- und Regelverstöße schnell aufgedeckt werden und bewiesenes Fehlverhalten beendet wird. Denn Verstöße gegen Gesetze und Richtlinien können dem Unternehmen, seinen Mitarbeitern, Geschäftspartnern, aber auch der Allgemeinheit schweren Schaden zufügen.

Nutzen Sie unser Hinweisgebersystem/Beschwerdeverfahren, wenn Sie konkrete Anhaltspunkte für schwerwiegende Regelverstöße gegen geltende Gesetze, Richtlinien oder Unternehmensgrundsätze haben. Schwere Verstöße sind vor allem:

• Korruptions-, Kartellrechts- und Geldwäschedelikte

• Diebstahls-, Untreue- und Bereicherungsdelikte

• Verstöße gegen Wertpapierbestimmungen und die illegale Nutzung von Insider-Informationen

• Menschenrechtliche oder umweltbezogene Risiken sowie Verletzungen menschenrechtsbezogener oder umweltbezogener Pflichten, die durch das wirtschaftliche Handeln von DEUTZ oder eines unserer unmittelbaren oder mittelbaren Zulieferer entstanden sind; eine Verletzung einer geschützten Rechtsposition oder menschenrechts- oder umweltbezogenen Pflicht ist jedes Verhalten, das gegen eines der in § 2 Abs. 2 und 3 LkSG genannten Verbote verstößt

• Verstöße gegen Umweltstandards

• Fälschung und Unterdrückung von Verträgen, Berichten oder Aufzeichnungen

• Schwere Verletzungen der Privatsphäre und des Datenschutzes

• Fehlverhalten bezüglich ordnungsgemäßer Rechnungslegung, interner Rechnungslegungskontrollen, Wirtschaftsprüfung und Bilanzierung

• Regelwidrigkeiten, die dem Ruf des Unternehmens schwerwiegend schaden können

• Verstöße von Führungskräften sowie von Organmitgliedern

• Missstände mit Bezug auf EU-Recht, wie etwa Steuerbetrug oder Delikte im Zusammenhang mit öffentlichen Aufträgen, Produkt- und Verkehrssicherheit, öffentlicher Gesundheit sowie Verbraucherschutz
   

Schutz für alle Beteiligten:

Das Hinweisgebersystem/Beschwerdeverfahren garantiert den größtmöglichen Schutz für Hinweisgeber und Betroffene, u. a. indem es – wenn gewünscht – auch anonym genutzt werden kann. Ihre Hinweise können Sie auch unter der E-Mail-Adresse ComplianceDEUTZcom oder jederzeit auf dem postalischen Weg (DEUTZ AG, Corporate Compliance, Ottostr. 1, 51149 Köln) abgeben.

Eine Sachverhaltsermittlung wird erst nach sorgfältiger Prüfung des Hinweises und bei Vorliegen konkreter Anhaltspunkte für einen Regelverstoß eingeleitet. Die Informationen werden im Rahmen eines fairen und vertraulichen Prozesses bearbeitet. Die Nennung des Namens des Hinweisgebers oder von Umständen, die die Identität als Hinweisgeber offenbaren könnten, erfolgt gegenüber der beschuldigten Person oder der Öffentlichkeit nicht. Nur in Ausnahmefällen, z. B. aufgrund gesetzlicher Bestimmungen, könnte eine Offenlegung der Identität erforderlich werden. Diskriminierungen, Einschüchterungen oder Anfeindungen, die wegen einer Meldung über das DEUTZ-Hinweisgebersystem/Beschwerdeverfahren erfolgen, werden dem gleichen Prozess entsprechend untersucht und geahndet.

TELL US, but tell it right.

Nach Eingang der Hinweise werden diese durch die Compliance-Organisation – oder wenn es sich um potenziell schwerwiegende Verstöße handelt – durch das extra hierfür etablierte Compliance-Komitee (bestehend aus Chief Compliance Officer, Leiter Recht, Leiter Corporate Audit, Leiter Personal) unter Beachtung aller erforderlichen Verfahrensgrundsätze (z. B. Vertraulichkeit, Schutz der Hinweisgeber) sowie unter Beachtung des geltenden Rechts geprüft und notwendige Maßnahmen initiiert.

Alle Beteiligte arbeiten so effizient wie möglich, um Probleme zu überprüfen und zu lösen. Jede Untersuchung ist allerdings anders und daher kann der Zeitaufwand variieren. DEUTZ ist bestrebt, alle Anliegen zügig, d.h. eher innerhalb von Wochen als von Monaten, zu bearbeiten und Ihnen eine Rückmeldung zum Stand der Bearbeitung nach spätestens 3 Monaten zu geben. Nach Abschluss einer Untersuchung erhalten Sie eine Rückmeldung.

Um den Vorgang sorgfältig bearbeiten zu können und gegebenenfalls entsprechende Untersuchungsmaßnahmen einleiten zu können, ist regelmäßig der Dialog mit den Hinweisgebern notwendig. Daher freuen wir uns, wenn durch den Hinweisgeber eine Kommunikationsmöglichkeit gewährleistet wird.

Sollte keine Kommunikationsmöglichkeit angeboten werden (bspw. mittels einer extra hierfür eingerichteten „anonymen“ E-Mail-Adresse etc.), weil bspw. aus Gründen der Anonymität keine Kontaktadresse mitgeteilt wird, gehen wir davon aus, dass Sie damit auch bewusst und konkludent darauf verzichten wollen, eine Eingangsbestätigung (innerhalb von sieben Tagen nach Eingang) für Ihren Hinweis bzw. eine (Zwischen-)Ergebnismitteilung (innerhalb von drei Monaten nach Meldungseingang) zu erhalten. Seien Sie gewiss, dass wir uns dennoch mit den Hinweisen adäquat befassen.

Bitte bedenken Sie, dass sämtliche Angaben, die Sie machen, zu Entscheidungen führen können, die für die Mitarbeiter im DEUTZ-Konzern und für Dritte Konsequenzen haben können. Daher bitten wir Sie, uns die Informationen zur Verfügung zu stellen, die nach bestem Wissen richtig und vollständig und so konkret wie möglich formuliert sind. Hilfreich ist es, wenn Sie bei einer Schilderung des Sachverhalts die folgenden Fragen berücksichtigen:

• Um wen geht es? Wer ist betroffen?
• Was ist passiert?
• Wann war der Vorfall?
• Wie oft ist er passiert?
• Wo hat sich der Vorfall ereignet?

Bitte achten Sie darauf, dass die Beschreibungen auch für fachfremde Personen nachvollziehbar sind. Hierzu ist es hilfreich, wenn Sie für weitere Fragen zur Verfügung stehen – wenn auch bspw. mittels einer extra hierfür eingerichteten E-Mail-Adresse.

Wirksamkeitsprüfung:

Die Wirksamkeit des Beschwerdeverfahrens wird anlassbezogen, mindestens jedoch einmal pro Jahr geprüft.

Speicherdauer der Daten:

Die DEUTZ-Gruppe speichert Hinweise, solange dies für die Weiterverfolgung erforderlich ist oder wir zur Speicherung aufgrund von Gesetzen verpflichtet bzw. berechtigt sind.